Wer einen Vertrag eingeht, der muss sich immer vergewissern, dass sein Ansprechpartner auch berechtigt ist, den vermeintlichen Auftraggeber zu vertreten. Das gilt bei Verträgen mit Firmen ebenso wie bei Verträgen mit öffentlichen Auftraggebern.
Bei Vertragsabschluss mit einer Firma empfiehlt sich ein Blick ins Handelsregister. Nur so lässt sich rechtssicher klären, welche Person überhaupt für das Unternehmen vertretungsberechtigt ist.
Wer für einen öffentlichen Auftraggeber planen und bauen möchte, sollte vorab klären, ob sein Ansprechpartner die Kommune oder den Kreis auch vertreten darf. Die Gesetze der Länder bestimmen in den Gemeinde- beziehungsweise Landkreisordnungen, wer eine Gemeinde nach außen wirksam vertreten kann. Meistens sind zwei Unterschriften nötig, nämlich die des Bürgermeisters und die des 1. Stellvertreters. Mitarbeiter des Bauamts oder einer sonstigen Behörde sind nicht von vornherein vertretungsberechtigt, können aber durch die interne Organisation der Behörde bevollmächtigt sein. Dies sollte bei Zweifeln unbedingt geklärt werden. Wer also sicher sein will, dass er zum Schluss auch von der Kommune für seine Leistung bezahlt wird, der sollte vorab die Formalien des Vertrages sorgfältig prüfen.